CO-How to be a better sponsor 14 1104Compassion is overgestapt naar nieuwe manier van briefwisseling tussen sponsorkind en sponsor. Het doel is om meer interactie en een persoonlijkere briefwisseling te creëren en sneller en efficiënter te werken. Een sponsor ontvangt minimaal 2 en maximaal 6 brieven per jaar.
 
Vóór de veranderingen in de briefwisselingen schreven de kinderen standaard minimaal 3 brieven per jaar op vaste momenten. Zelfs als de sponsor niet terugschreef. Dat was erg ontmoedigend voor het kind. Op initiatief van het kind kon hij of zij vaker schrijven. Daarvoor was geen structuur.
 
Vervolgens heeft Compassion een testperiode van ongeveer 1,5 jaar gehad waarin kinderen direct terugschreven als ze een brief hadden ontvangen. Dit heeft de inhoud van de brieven persoonlijker gemaakt, omdat het makkelijker voor de kinderen werd om te reageren op de vragen van de sponsor. Sommige kinderen moesten echter opeens meerdere keren per maand schrijven, terwijl anderen helemaal niet meer hoefden te schrijven, afhankelijk van de brieven van de sponsor. Logistiek was dit voor Compassion ook niet efficiënt, omdat de structuur verdween. Zo werd de piek in de kerstperiode bijvoorbeeld dubbel zo groot. Niet alleen schreven in die tijd heel veel sponsors een kerstkaart, evenzoveel sponsorkinderen moesten dus in dezelfde periode zo snel mogelijk een brief terugschrijven. Er was geen goede spreiding van de miljoenen brieven over het jaar, wat voor vertragingen zorgde.
 
DR Children being notified they are sponsored-22-1102Min. 2x – Max. 6x per jaar
Compassion heeft nu gekozen voor een middenweg. Ieder kind schrijft in ieder geval op 2 vaste momenten in het jaar een brief aan de sponsor. De schrijfmomenten van de projecten zijn wereldwijd zo ingedeeld dat de brieven gelijk zijn verdeeld over het jaar. Een goede spreiding zorgt dat vertragingen voorkomen worden en dat brieven dus sneller bij de sponsor aankomen. Daarnaast heeft ieder project om de 2 maanden schrijfmomenten waarop de kinderen een brief schrijven als reactie op een brief die ze de 2 maanden daarvoor hebben ontvangen van hun sponsor. Hebben de kinderen niets ontvangen, schrijven ze op die 4 extra momenten geen brief. In totaal zijn er dus 6 schrijfmomenten verdeeld over een jaar, 2 waarop sowieso een brief wordt geschreven en 4 waarop alleen brief wordt geschreven als het kind een brief heeft ontvangen van de sponsor. Op initiatief van het kind mag hij of zij nog vaker schrijven dan 6 keer, maar dat hoeft niet.
 
Persoonlijker schrijven
Op de briefschrijfmomenten worden kinderen gestimuleerd persoonlijk te schrijven en te reageren op de vragen van de sponsor. Toch blijft het ook zo dat kinderen niet altijd goed weten wat ze moeten schrijven en dat we te maken hebben met cultuurverschillen. Het is daarom belangrijk om niet te hoge verwachtingen te hebben van de brieven van kinderen. Jouw brieven zijn een mooie mogelijkheid om te investeren in kinderen en hen te bemoedigen. Lees daar meer over.
 
Tot 9 jaarCDSP-BO571-LetterDay-8-1102
Kinderen tot 9 jaar worden geholpen bij het schrijven. Voor hen is het lastig om zelf een persoonlijke brief te schrijven. De kinderen vullen samen met een medewerker een template in die gaat over verschillende onderwerpen: mijn project, familie, school, dorp, etc. Op deze manier komt de sponsor meer te weten over het sponsorkind en zijn of haar omgeving. Daarnaast schrijft de medewerker een kort stukje en beantwoordt hij of zij de vragen van de sponsor.
 
9-12 jaar en vanaf 12 jaar
Kinderen tussen de 9 en 12 jaar leren om zelf een brief te schrijven. Zij worden hierbij soms geholpen door een medewerker of een familielid. Kinderen boven de 12 jaar schrijven zelfstandig de brief, tenzij ze taalproblemen hebben.
 
Symbolen op je brief
Op iedere brief wordt een symbool geschreven, zodat de sponsor kan zien om wat voor soort brief het gaat. De eerste brief, waarin het kind wordt voorgesteld, is al geschreven op het moment dat het kind wordt geregistreerd in het project, voordat er een sponsor is. Zodra het kind wordt gesponsord kan de brief verstuurd worden en is deze binnen 1,5 maand bij de sponsor. Deze eerste brief gaat over het kind en is dus niet persoonlijk afgestemd op de sponsor. Verder zijn er symbolen voor de geplande brief (2x per jaar), de brief als reactie op de brief van de sponsor (max. 4x per jaar) en brieven naar aanleiding van giften.

Briefwisseling_nieuw_blog
 


8 reacties Reageer
  1. hildevdburg
    jul 10, 2013
    at 15:01

    Het is toch wel zo dat mocht een kind zelf wel vaker willen schrijven dat mogelijk is? Maar dan moet het echt volledig uit het kind komen.
    Ik heb van CI altijd gehoord dat dat wel zo is.

  2. jul 10, 2013
    at 15:37

    Dat klopt helemaal! Op initiatief van het kind mag hij of zij inderdaad nog steeds vaker schrijven.

  3. Fokelien
    jul 10, 2013
    at 15:40

    Dit is fijn om te weten!

  4. MdenBlaauwen
    jul 18, 2013
    at 15:54

    Ik kreeg een brief waar een foto bij zou moeten zitten, maar deze ontbrak… en van een aantal projecten krijg ik nog steeds maar 2 brieven per jaar terwijl ik elke maand schrijf; weten de projecten allemaal al van deze nieuwe regels? En dat de kinderen vaker dan 6 keer kunnen schrijven? Ik ben bang dat veel projecten dat (nog) niet weten:(
    Kunnen jullie dit nog eens voor hen herhalen?

  5. jul 18, 2013
    at 16:03

    Beste M. den Blaauwen,

    Hartelijk dank voor uw reactie. Wat vervelend dat dit in uw situatie nog niet goed loopt. Mijn collega zal persoonlijk contact met u opnemen en de situatie uitzoeken.

    Vriendelijke groeten,

  6. Ellen
    jul 19, 2013
    at 23:57

    Ons sponsorkindje is 5 en kan zelf nog niet schrijven. Schrijf zelf elke 2 maanden maar heb nog maar 1 brief terug van haar begeleidster… helaas zonder antwoord op onze vragen en zonder foto… hoe vaak krijg je een foto en de begeleiding/studenten , schrijven zij 2x per jaar of mag dat ook vaker zijn?

  7. L. Scheld
    jul 22, 2013
    at 14:40

    Ik ben benieuwd! Ik heb mijn sponsor nu 2 maanden en zit verwachtingsvol te wachten op de eerste brief. Heb zelf al 2 brieven gestuurd.

  8. jul 22, 2013
    at 14:41

    Beste Ellen,
    Hartelijk bedankt voor je reactie. We willen graag jouw persoonlijke situatie uitzoeken en ingaan op je vragen. Wat is je sponsornummer? Dan nemen we telefonisch contact op.
    Vriendelijke groeten,

© 2011-2017 Compassion Nederland. Alle rechten voorbehouden.